交流セッション主催者の方へ

この度は、交流セッションにご応募いただきありがとうございます。
8月18日(水)・19日(木)のセッション実施に際して、以下のとおりお願い申し上げます。

1.参加登録のお願い

各交流セッションの企画代表者ならびに発表グループメンバーの方は、必ず全員が学術集会の参加登録を行ってください。全員が参加登録を行わず、一つのアカウントを複数人で共有することは固くご遠慮願います。

参加登録の詳細に関しては、参加登録ページをご確認ください。

2.事前申し込みのお願い

交流セッションでは事前申し込みを受け付けております。企画代表者ならびに発表グループメンバーの方々につきましても、事前申し込みが必要です。事前申し込みは参加登録後、参加登録ページ内のマイメニューからお申し込みいただけます。

事前申し込み受付期限:2021年8月4日(火)正午

申込者数につきましては、事前申し込み期間が終了後、代表者の方へ事前にお知らせいたします。

3.開催/配信形式について

  • ・交流セッションの持ち時間は70分です。次のセッションとの間は十分にあけてありますが、極力延長は避けてくださいますよう、お願いいたします。
  • ・Zoomミーティング/Webinarは発表メンバーと事前登録者のみで学会開催期間中に行います。一般参加者向けのLIVE配信は行いません。
  • ・Zoomミーティング/Webinarの収録・後日の録画配信については、希望するセッションに限り実施いたします。
  • ・いずれの場合も、可能な限り、Wi-fi接続ではなく、有線LANでの接続を強くお勧めします。
  • ・発表スライドおよびセッションにおいては著作権とプライバシーに十分にご注意願います。本学会の動画配信に関する内規はこちらをご参照ください。

4. 運営について

  • ・交流セッションは自主運営です。企画者の責任において開催をお願いいたします。
  • ・Zoomミーティング/Webinarは、学術集会側でご用意したチャンネルをお使いいただきます。いずれも運営事務局スタッフがホストとなります。
  • ・8月4日(火)の事前申し込み締め切り後、お申し込みいただいた方を対象に、Zoomミーティング/Webinarのログイン情報をメールにてご案内いたします。当日は、メールに記載のURLまたはミーティングID/パスワードを入力して、Zoomミーティング/Webinarに入室してください。
  • 企画代表者と発表グループの方は、必ずセッション開始の45分前に入室してください。15分前からは事前申し込み参加者の入室が開始となりますので、その間に最終打ち合わせを行っていただきます。
  • ・Zoomミーティングでは発表グループの方全員を共同ホストにします。共同ホストはビデオとマイクの使用および画面共有が可能です。参加者はビデオとマイクが使用可能で、画面共有はできません。セッション開始時に、参加者全員にマイクをミュートにするようにお伝えください。その後、ディスカッションを開始したら、参加者に挙手あるいはマイクのミュートをはずすことで発言するようにお伝えください。どちらの方法(挙手あるいはミュート解除)にするかは主催者の皆様でお決めください。また、発言中あるいは常時ビデオをONにするかどうかも、主催者の皆様でお決めください。
  • ・Webinarでは企画代表者と発表グループの方全員をパネリストに設定します。パネリストはビデオとマイクの使用および画面共有が可能です。参加者はチャットでの質問やコメントのみ可能です。適宜、参加者にチャット入力を促し、チャットへの応答をお願いします。
  • ・企画代表者の利益相反の状態について、スライドを1枚ご準備いただき、セッション開始時にご提示ください。スライドのひな形はこちらからダウンロード可能です。
  • ・発表グループの方がスライドを用いて発表する際は、発表者があらかじめスライドのファイルを開いておき「画面共有」をして「スライドショー」を行いながらご発表願います。なお、予めスライドに音声を録音しておいて、それを流していただいても結構です。その際も、その担当者を決めその方が「画面共有」をお願いします。その際、共有ファイルを選択する画面の下のほうにある「音声を共有」を忘れずにチェックしてください。
  • ・参加者には極力お名前を表示するようお願いしますが、強制ではありませんのでご承知おきください。
  • ・セッション開催中は、運営事務局スタッフがホストとして常時実施状況を確認しております。操作に困られたときには、ホスト宛にチャットまたは音声でお知らせください。必要に応じてサポートいたします。
  • ・セッション中に簡単なアンケートを実施希望の場合は、その文面を8月8日(日)までにサポートデスク(jane31_support@congre-info.jp)宛にお送りください。あらかじめアンケートを設定いたします。当日アンケートを提示するタイミングは、セッション中に音声でホストにお知らせください。
  • ・セッション終了後は、ホストがミーティングあるいはWebinarを終了します。全員の退室を確認いただく必要はありません。
  • ・何かご質問がありましたら、サポートデスク(jane31_support@congre-info.jp)宛にお問い合わせください。